סוגיית צוות
- צוותי פרויקטים עשויים לפעול כיחידות אינדיבידואליות במסגרת ארגונים קיימים בעלי מבנה פונקציונאלי לכן מצויים בתווך בין הקיצונית הפונקציונאלית ל פרויקט הטהורה.
- צוותים גדולים פועלים מעבר למחלקות פ"נ וחלקם גם באופן חיצוני.
- לעיתים מגוונים במספר ממומחים ממחלקות שונות מה שהופך אותם לבלתי רגילים.
- צוות הפרויקט נתון להבדלים התנהגותיים אינדיבידואלים וקבוצתיים.
- צוותי הפרויקט נוטים להפגין תודעה מקצועית ניכרת תלות הדדית והבדלה ממומחיות ומקצועית.
- תלות הדדית מלוכדת - החטיבות או המחלקות האינדיבידואליות תורמות לכלל.
- תלות הדדית רציפה \של פעולת גומלין – דרושה תשומה של מספר אינדיבידואלים או מחלקות לפני שהתהליך או המערכת תעבור אבן דרך או שער בפרויקט לשלב הבא.
- נדרשים צוותים בעלי אינטגרציה ולכידות גבוהה -> מתקיים תהליך של הגדרות תחומי אחריות והבקרה ,ושכולם פועלים ע"פ ההגדרה. חברי הצוות מעוניינים להיות בו ויש להם מטרות אישיות זהות למטרות הצוות מחיבות לצוות.
סוגיית הקבוצה
- קבוצה - אוסף אינדיבידואלים העובדים יחד בשאיפה להשיג יעד משותף.
- צוות – אוסף של אינדיבידואלים בפיקוח מנהל צוות בשאיפה להשיג יעד משותף.
- צוות סוג ספציפי של קבוצה.
- קבוצות פורמאליות\בלתי פורמאליות.
- בעלות ביצועים טובים יותר מאינדיבידואל.
- צוות מול אינדיבידואל –
- סיעור מוחות פיתרונות יעילים יותר.
- מגוו רחב של גורמים.
- לפתח זרימה הגיונית מוגברת.
- מספר גדול יותר של רעיונות ומקריות יצירתיות.
- לדון מגוון רחב יותר של יתרונות והשלכות פוטנציאלים והערכת תוצאתיהם.
- לפתור בעיות בצורה מדויקת ומהירה יותר .
איוש צוות פרופיל שלו ופעולתוכישורים – טכניים,ניהוליים,אדמיניסטרטיביים,בין אישיים.
שיקולים - זמינות ,יכולת, המשכיות,עבודת צוות,כישורים מיוחדים.
מאפייני צוות הפרויקט
- איוש וולונטרי.
- ללא אבטלה סמויה.
- רשמיות מועטה.
- דוגמא אישית של מנהל הפרויקט.
- גמישות
- פתיחה לגורמי חוץ.
- חדשנות והתפתחות.
- הכרה גם למנהלי פונקציות.
- זיהוי מוקדם של קונפליקטים.
פרופיל צוות הפרויקט
- יש להתחשב בתמהיל הצוות.
- יש להתחשב בייחודיות הצוות.
- פרופיל כישורים בהתאם לסוג הפרויקט.
- 3 משרות ממחיות למלא :
- מנהל פרויקט- מנכ"ל.
- מתכנן פרויקט – מנהל המבצעים\התפעול.
- מפקח הפרויקט – מנהל פיננסי.
פעולתו של צוות פרויקט
- קביעת יעדים בני מדידה.
- ניהול בעלי עניין.
- קביעת תכנון של תוכניות מובנות ומדידות.
- תכנון קביעת תהליכים.
- מנהיגות.
- עידוד שותפות הזדהות.
- מערכות תקשורת.
- הפרדה בין חברי הצוות - אחריות אישית וערבות הדדית.
- שימוש זהיר בטכנולוגיה מידע.
מחזור חיי מוצר – ישנם מס שלבים שבו מנהל הפרויקט אמור לייעץ מקצועי בראיה כוללת של הפרויקט.
- יזום\התחלה – לקוח מחליט לפתח פרויקט.יכול להיות מפותח המון שנים לפני כחלק מתוכנית אסטרטגית של התאגיד.יכול להיות דרישה לשינוי של צרכנים או טכנולוגיה. לקוח מרכיב הצעה בסיסית לעבודה נחוצה.
- בחינת ישימות – צוות פרויקט בודק את רלוונטיות הפרויקט מכל כיוונו פיננסיות,תלויות זמן,טכנולוגיות,פוליטיות. תוצאתו גילוי דעת בנוגע ליכולת הקיום של ההצעה.
- אב טיפוס- ניתן לבחון אותו ולהעריכו באופן מלא לפני יצור בסדרות גדולות.
- פיתוח תכנון מלא – לאחר אב טיפוס עבר התאמות ונשלח משוב למערכת התכנון מתחילים בתכנון הייצור המלא הכולל פיתוח מידע,ייצור מופורט,ורישומי ייצור.
- הגשת הצעות מחיר והסדרים חוזיים – הצורך ברכיבים מספקים חיצונים במקרה שהיצור לא בחברה עצמה.
- ייצור – המוצר מורכב במהלך תהליך ייצור.
- הכנסה לשימוש קליטה – שלב כולל את כל היבטי הפעלת מערכת.
- הפעלה – שלב בו שימוש מערכת למען המטרה שיוצרה.
- הוצאה משימוש – הפסקת פעולת המערכת.
- השלכה מחזור – חקיקה מחמירה למפעלים לגבי זיהום.
חשיבה קבוצתית
- תסמינים
- מחויבות לפרויקט ואמונה בצדקת הקבוצה.
- העדר כבוד למתחרים.
- הימנעות ביטויי רגשות אמיתי.
- חוסר סובלנות
- הגנה מפני מידע שלילי ודיווח סלקטיבי.
- אשליה של חסינות מפגיעה.
- לחץ חברתי .
- שיתוף בסטריאוטיפים מנחי החלטה .
- רציונליזציה של החלטות גרועות.
- הונאה עצמית –שמירת אשליה של אחידת דעים.
- תוצאות שליליות
- מיעוט חלופות.
- העדר ביקורת הדדית.
- הימנעות מחוות געת מומחים.
- סלקטיביות במידע.
- העדר תכניות מגירה במקרה כישלון.
- פתרונות-
- תת קבוצה לגיבוש מדיניות.
- מנהיגות לא מחויבת.
- הפרדה לקבוצות נפרדות.
- יועצים חיצוניים.
- דיון הזדמנות אחרונה כאילו אין מחר.
- צוות אדום.
הנעת הצוות
- כל קבוצה צריכה גישה שונה על מנת להניע אותה .אינדיבידואלים וקבוצה יכולים להניע את עצמם לבד טבעי או זקוקים לעזרה.
- השקפות מנוגדות להנעת צוותים X,Y.
- X – עובדים עצלנים וחסרי הנעה ביסודם יש לפקח עליהם ולאיים בעונש.נמנעים באופן טבעי מאחריות ושליטה מעדיפים להיות מונחים.
- Y – עובדים ברצון מעוניינים בהצלחה אישית להכרה וסיפוק לא זקוקים לפיקוח צמוד.
- אחת הבעיות נוצרות כאש המנהל מתייחס לעובד X כ Y והפוך.
- סולם הצרכים – מאפיינים שמביאים עובד להנעה (צרכים פיזיולוגים,ביטחון בקיום פיזי,שיכות זהות אהבה,כבוד והערכה,מימוש עצמי).
- חשיבות יחסית של צרכים – אנשים הצורך שלהם מסופק בפונקציה לא מעוניינים להצטרף לפרויקט.
- דרישות מבוססות על זמן – ככל שגבוהה הצורך מנהל הפרויקט לא יכול להגשים את זה כי פרויקטים מטבעם קצרים.
- צרכים בלתי ממולאים – תחושת הגשמה עצמית אינו מתרחש בפרויקט בשל אפיון הפרויקט או הארגון לא מאפשר דבר שיביע לחוסר שביעות עובד ולביצועים שלו כל עובד יש את רמת או נקודת סיפוק שונה .
- ציפייה – צריכים מסופקים כבר לא מניעים עובדים אלה מערכת תגמולים ומחשבת העתיד שהצרכים יסופקו .
- תיאורית ההוגנות – עובדים תופסים את ההגינות או חוסר ההגינות ברמת התגמול מול רמת המאמץ להגיע אליו מול עובדים אחרים אם יזהו חוסר צדק שחייבים לקבל פיצוי כגון השגת קידום,הקטנת תרומה ,הגדלת תפוקת האחר.
- תיאורית הציפייה – אנשים מעוניינים לעשות מאמצים על מנת להשיג מטרות ע"י המחשבה כי דבר זה יביא לתגמולים שהם מעוניינים.הנעה קשורה למטרות ויעדים אישיים .
תקשורת צוות הפרויקט
- על מנת להבטיח יחסי עבודה טובים לבקר ולבצע פעולות מתקנות מידיות דרושה למנהל הפרויקט זרמי מידע טובים מידע זורם משני כיוונים.
- פנימה – למנהלי הפרויקטים מאנשים מארגונים אחרים.
- החוצה - ממנהל הפרויקטים לאחרים.
נעשה שימוש תקשורת פורמאלית ובלתי פורמאלית .- דרכי תקשורת – פגישות,שיחות טלפון,צ'אט,עלונים,דוחות, ימי גיבוש,מכתבים,תצהירים,מייל,הפסקות קפה,ברים,מסעדות,סיגריה,מעליות.
- תקשורות פנימית טובה – כאשר ישנה נכונות בצוות להפיץ מידע באופן פתוחה בעיקר לתחומים בבעיות.
- תקשורת חיצונית טובה – דורשת שליטה מלאה על הפצת מידע.
תקשורת פורמאלית בלתי פורמאלית
במרבית הארגונים התקשורות חשובות באותה מידה ואפילו ישנם מקומות שהתקשורת לא פורמאלית חשובה יותר .
דרכי תקשורת
- פורמאלית
- דוחות עפ"י רשימת תפוצה.
- פגישות פרויקטים סדירות.
- תזכירים קשורים לפרויקט.
- עלונים " " " " ".
- פורטל ארגוני\לפרויקט.
- לווח מודעות של פרויקט.
- ימי פעילות ואירועים של הפרויקט.
- אי פורמאלי
- ארוחות צהריים וערב עם עמיתים .
- שיחות טלפון.
- הפסקת קפה\עישון.
- ערבים בבר.
- אירועים חברתיים.
- אינטרנט בלוגים פורמים וכן.. .